Deep Work深度工作力:淺薄時代,個人成功的關鍵能力

Deep Work深度工作力:淺薄時代,個人成功的關鍵能力

  別再以為忙碌代表生產力,區別深度工作與淺薄工作,聰明的規畫深度工作的時間,培養專注的習慣與能力,你將能改變習於淺薄、容易分心、無法忍受無聊的心智。培養深度工作力,才是達成生活與工作平衡,並維持高品質的最好方法。______卡爾‧紐波特


世界越淺薄,深度工作的報酬就越可觀
人心越紛擾,專注產出的威力就越驚人
競爭激烈的知識經濟時代,「深度工作力」就是你的超能力!
大聯盟 讀冊 dddd
  ◤ 《Deep work深度工作力》是知識經濟的殺手級應用:
  只有靠高度專注,才能嫻熟一種困難的技藝,或解決一個艱深的問題。
  ——《經濟學人》

  ★ AMAZON 2016年度最佳商業/領導書
  ★ 權威商業書評網800-CEO-READ 2016年度最佳商業書入圍
  ★ 《紐約時報》、《華爾街日報》、《經濟學人》、《衛報》、IDEAS.TED.COM一致好評!

  當我們抱怨臉書佔去太多時間,還在思索要與社群網站保持什麼樣的關係,
  MIT電腦科學博士.談論未來職場最具啟發性的思想家
  卡爾.紐波特Cal Newport告訴你————
  真正的獎賞不會留給那些閒適的使用臉書的人!

  在這個淺薄時代,人們紛紛擁抱分心,每天將大把時間浪擲於紛亂的電子郵件和社群媒體上,失去了深度思考、深度工作的能力,不知道自己其實能以更好的方式生活。
  也因此,一種極有價值的技術變得越來越稀有、甚至成為當今最具價值的能力之一,正是——
  DEEP WORK深度工作力!

  卡爾.紐波特教授在本書中暢談連線時代的種種影響,從自身經驗告訴所有人:
  專注力和生產力,是可以有系統地解決的科學問題!
  擁有深度工作力,是擁有美好深度生活的必要條件!

  「深度工作力」是專注於高認知需求任務而不分心的能力,它能讓你快速學習,以更少的時間創造更好的成果。本書融合理論根據與實踐技巧,協助所有想在專業領域中成功的人,學會高效工作,成為新經濟中的贏家。

  別再以為忙碌代表生產力,區別深度工作與淺薄工作,聰明的規畫深度工作的時間,培養專注的習慣與能力,你將能改變習於淺薄、容易分心、無法忍受無聊的心智。培養深度工作力,才是達成生活與工作平衡,並維持高品質的最好方法。

  ■ 培養深度工作力,用最少時間創造最高價值的18個策略:
  1 確立你的工作哲學
  2 建立深度工作的儀式
  3 大動作投入深度工作
  4 別獨自工作
  5 像經營企業般執行
  6 要懶惰
  7 別逃避分心,要逃避專注
  8 學老羅斯福那樣工作
  9 練習生產性冥想
  10 練習記憶一副牌
  11 根據「重要少數法則」選擇網路工具
  12 利用「斷線實驗」篩選社群媒體
  13 別用網際網路來娛樂自己
  14 安排工作日的每一分鐘
  15 量化每一種活動的深度
  16 確認淺薄工作的時間比率
  17 在五點半前結束你的工作
  18 讓自己難以聯絡


  把深度工作視為另一件你必須塞進時間表的事是錯的。紐波特的建議將改變你剩餘的時間,你可以快速擺脫淺薄工作,消除浪費在轉換任務的時間,更加投入你的家庭生活。簡而言之,深度與圓滿的生活並不衝突──我完全相信,深度能促進圓滿的生活。——柏克曼(Oliver Burkeman),《衛報》(Guardian)

目錄

各界好評

推薦序|學習深度工作,當更好的工作人和經理人─—翟本喬
推薦序|這一年來我所期待的一本書─—鄭國威
推薦序|自我精進,為每一個今天加油─—鄭緯筌
推薦序|深度工作力,時間管理的最佳心法─—楊斯棓
推薦序|在專業生涯開始前,最好知道的事─—蔡依橙

前言│深度工作 vs. 淺薄工作

PART 1────概念
第一章 深度工作力,創造價值的關鍵能力
成為新經濟中的贏家
深度工作力協助你快速學習
深度工作力協助你達成高效生產
為什麼有些經常分心的人,表現卻很傑出?

第二章 當「深度」越稀有,就越值得你投入
擁抱分心的原因1》度量黑洞
擁抱分心的原因2》最小阻力原則
擁抱分心的原因3》以忙碌代表生產力
擁抱分心的原因4》網際網路狂熱教派
深度工作就是你的機會

第三章 深度工作力,美好生活的必要條件
支持深度的論證1》從神經學來看
支持深度的論證2》從心理學來看
支持深度的論證3》從哲學思考
深度生活就是好生活,不管你從什麼角度看
PART 2────原則
原則一 培養深度工作力
策略1》確立你的工作哲學
策略2》建立深度工作的儀式
策略3》大動作投入深度工作
策略4》別獨自工作
策略5》像經營企業般執行
策略6》要懶惰

原則二 學會擁抱無聊
策略1》別逃避分心,要逃避專注
策略2》學老羅斯福那樣工作
策略3》練習生產性冥想
策略4》練習記憶一副牌

原則三 拒絕任何好處心態
策略1》根據「重要少數法則」選擇網路工具
策略2》利用「斷線實驗」篩選社群媒體
策略3》別用網際網路來娛樂自己

原則四 排除淺薄事務
策略1》安排工作日的每一分鐘
策略2》量化每一種活動的深度
策略3》確認淺薄工作的時間比率
策略4》在五點半前結束你的工作
策略5》讓自己難以聯絡

結語
附註

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Deep Work深度工作力:淺薄時代,個人成功的關鍵能力

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精采試讀


【前言】深度工作 vs. 淺薄工作(摘錄)

◤ 深度工作

在免於分心的專注狀態下進行職業活動。這種專注可以把你的認知能力推向極限,而這種努力可以創造新價值,改進你的技術,並且是他人所難以模仿。

深度工作是把你的心智能力擠出最後一滴價值所不可或缺。而從過去數十年的心理學和神經科學研究,我們知道,伴隨著深度工作產生的心智張力,對提升你的能力也是不可或缺。換句話說,想在像20世紀初的精神病學這類需要高認知能力的領域出人頭地,深度工作是不可少的努力。

「深度工作」是我自創的詞,榮格當年不曾用過,但他當時的做法意味著他深諳箇中根本概念。榮格在樹林中興建石塔,以便在他的職業生活中培養深度工作的能力,這是一件需要投入時間、精力和金錢的任務這件事也排擠他追求其他短期目標的時間。正如柯瑞寫的,榮格定期到柏林根,這消耗了他花在臨床工作的時間,「雖然有許多病患仰賴他,榮格卻堅持排出時間。」深度工作雖然是繁忙日程的負擔,卻攸關他改變世界的目標。

的確,如果你研究古代或近代歷史上其他深具影響力的人物的生活,你會發現,深度工作是他們共通的特性。例如,早在榮格之前,16世紀作家蒙田(Michel de Montaigne)在法國別墅南面石牆的樓塔,興建一間私人圖書室用來工作;馬克.吐溫(Mark Twain)在紐約採石場農莊的一座小屋,寫作《湯姆歷險記》(The Adventures of Tom Sawyer)的大部分手稿,他的夏季就在那裡度過。馬克.吐溫的書房離主屋很遠,他的家人必須吹號來提醒他吃飯。

舉更晚近的例子,劇作家兼導演伍迪.艾倫(Woody Allen)從1969年到2013年的四十四年間,編寫並導演了四十四部電影,並獲得二十三次奧斯卡提名,他的藝術創造多產到近乎離譜。在這麼長的時期,艾倫從不用電腦,他謝絕一切電子干擾,只用一部德國奧林匹亞SM3手動打字機完成他的所有寫作。加入艾倫反電腦行列的還有理論物理學家希格斯(Peter Higgs),他工作的地方如此與世隔絕,在宣佈他贏得諾貝爾獎時,新聞記者甚至還找不到他。

另一方面,JK羅琳(J.K. Rowling)雖然使用電腦,卻以寫作哈利波特系列小說期間從社群媒體消失而聞名(這段期間社群媒體正蔚為流行,媒體人物無不趨之若鶩)。羅琳的助理直到2009年秋季才以她的名字註冊推特帳號,當時她正專心寫作影集《臨時空缺》(The Casual Vacancy),所以在頭一年半她唯一的推文是:「這真的是我,但你們恐怕不會常看到我的推文,因為我目前最常用的是筆和紙。」

深度工作當然不是歷史人物或科技恐懼症者的專利。微軟執行長比爾.蓋茲(Bill Gates)以一年兩次的「沉思週」而聞名,在沉思週期間,他會離群索居,通常住在一棟湖濱木屋,什麼事也不做,只沉思大事情。1995年的沉思週,蓋茲寫了著名的備忘錄〈網際網路浪潮〉,把微軟的注意力轉向一家叫網景通訊的新創公司。

人稱網路叛客作家的史蒂芬森(Neal Stephenson)雖然協助塑造了世人對網際網路時代的許多觀念,卻很諷刺的幾乎沒有人能以電子方式聯絡他。他的網站不提供電子郵址,而以一篇文章解釋他為什麼刻意避免使用社群媒體,以下是他的解釋:「以這種方式安排我的生活,我可以獲得許多不被打斷的連續長片段時間,讓我用來寫小說。不這麼做會有什麼結果?我的小說將無法很快的與世人見面,而我只能寫一堆電子郵件給許多個人。」

◤ 淺薄工作

非高認知需求、偏向後勤的工作,往往在注意力分散中執行。這類工作通常無法創造多少新價值,而且很容易模仿。

換句話說,在網路工具的時代,知識工作者越來越以淺薄工作取代深度工作,有如人類網路路由器,隨時在發送和接收電郵訊息,注意力頻繁被打斷,以便快速回應。較重大的工作需要深度思考,例如擬定新企業策略,或撰寫重要的經費補助申請書,如果經常被小事打斷,分心的結果將是低劣的品質。

對深度工作更不利的是,越來越多證據顯示,這種轉向淺薄工作的改變並非可以輕易扭轉的選擇。如果經常處在慌亂的淺薄狀態,很可能永久減損你深度工作的能力。新聞記者卡爾(Nicholas Carr)2008年在《大西洋月刊》(The Atlantic)發表一篇常被引用的文章,他在文中承認:「網路似乎削弱了我專注和沉思的能力,而我不是唯一受害者。」卡爾把他的論點擴大寫成一本書,就是入圍普立茲獎的《淺薄》(The Shallows)。不難想見的是,為了寫這本書,卡爾不得不搬進一棟小屋,強迫自己與外界隔絕。

╳╳╳╳

深度工作不是作家和20世紀初期哲學家的懷舊情感,而是一種在今日有極高價值的技術。

深度工作的價值有兩個理由,第一個理由與學習有關,今日的資訊經濟仰賴快速進步的複雜系統,例如,我們現在學習的電腦語言有些十年前還不存在,十年後可能已經過時。同樣的,1990年代跨入行銷領域的人,可能完全想不到今日他們必須精通數位分析。因此,想要在今日的經濟環境中保持價值,你必須有能力很快學會複雜事物。達成這個目的需要深度工作。如果你不培養這種能力,你可能隨著科技進步而落後。

第二個理由是,數位網路革命的影響是兩面刃。如果你能創造有用的東西,它可以通達的受眾(亦即僱主或顧客)基本上是無限的,這將使你的報酬大幅擴增。另一方面,如果你創造的東西平庸無奇,你的麻煩可大了,你的受眾很容易在線上找到更好的替代品。不管你是電腦程式設計師、作家、行銷人員、顧問或創業家,你的情況已變得類似榮格嘗試勝過佛洛伊德,要想成功,你必須使出混身解數,創造最佳績效,而這是一個非深度不可的任務。

深度工作的需要日增是一種新現象。在工業經濟中,只有一小群高技術勞工和專業階級需要深度工作,大多數勞工即使不培養心無旁騖的專注力也過得去,他們受僱來操作機具,而且工作性質在數十年職涯中也很少改變。然而,隨著我們轉向資訊經濟,越來越多人變成知識工作者,深度工作也隨之變成重要資產──即使大多數人還沒有體認到這個現實。

換句話說,深度工作不是一種已落伍的老技術,而是對任何想在全球化的資訊經濟中競爭並出類拔萃的人必備的關鍵能力。真正的獎賞不會留給那些閒適的使用臉書的人(淺薄工作,很容易被取代),而將歸於像是能創造分散式系統並提供服務的人(深度工作,難以取代)。借用商業作家巴克(Eric Barker)的說法,
深度工作的重要,堪稱為「21世紀的超能力」。

  ╳╳╳╳

  在這本書中,我嘗試探索並解釋我深受深度吸引,並捨棄淺薄的原因,並介紹協助我實踐深度工作的各種策略。我把這些概念形諸文字,部分原因是想協助你追隨我的腳步,重建你以深度工作為核心的生活。但不只是這個原因。我思索並釐清這些想法的另一個目的是,進一步激勵我自己的練習。我對深度工作假說的認識帶給我許多助益,但我相信,我的價值生產潛力還未完全發揮。在你苦苦思索並終於瞭解這本書介紹的概念和原則時,我也正在力行我的假說,嚴格的去除淺薄,努力培養專注的深度。

  當榮格準備掀起精神醫學界的革命時,他在樹林裡打造一棟避靜屋。這棟塔屋,變成榮格維持深度思考,創造改變世界的驚人原創理論的地方。在後續章節裡,我將嘗試說服你加入我的行列,努力打造我們自己的塔屋。在越來越紛擾的世界裡,培養創造真正價值的能力,並認識過去許多世代最有生產力和最重要的人物擁抱的真理──深度生活就是好生活。

Deep Work深度工作力:淺薄時代,個人成功的關鍵能力

╳╳╳╳

原則四:排除淺薄事務
 
2007年夏季,軟體公司37signals(現已改名為Bawecamp)展開一項實驗:縮短五天的工作日為四天。他們的員工似乎能在少一個工作日的情況下做同樣多的工作,所以他們決定永久實施這項改變,每年5月到10月,37signals員工只要工作週一到週四(顧客支援部門除外,仍然每週營運五日)。公司辦公人員佛列德(Jason Fried)在部落格的貼文談到這個決定:「人應該享受夏日的天氣。」
 
過沒多久,商界媒體開始出現抱怨的聲音。佛列德宣佈公司每週工作四天的幾個月後,新聞記者韋斯(Tara Weiss)在《富比世》寫一篇批評文章,標題為〈為什麼每週工作四天行不通〉,她總結對這種策略的質疑如下:
 
把四十小時擠進四天未必是有效的工作方法。許多人發現,一天工作八小時已經夠辛苦了,要求員工多工作兩小時可能導致士氣和生產力下降。
 
佛列德迅速回應,在一篇標題為〈《富比世》誤解每週工作四天的重點〉文章中,他先同意韋斯的前提,把四十小時擠進四天對員工是沉重的負擔,但他澄清,這不是他的用意。「每週工作四天的重點是做更少的工作,」他寫道:「不是每天工作十小時,而是四天正常的工作八小時。」
 
乍聽之下可能讓人感到困惑,佛列德先前宣稱,他的員工四天內做完的工作抵得上五天。不過,現在他宣稱他的員工工作時數變少,兩種說法可能都對嗎?差異就在於淺薄工作的角色。佛列德解釋說:
 
很少人能一天工作八小時。你在開會、被打斷、瀏覽網路、勾心鬥角和私人事務這類在工作日很尋常的事情中間,能工作幾個小時就已經很幸運了。
 
減少正式工作時數有助於從工作週中擠出精華。一旦每個人只有較少時間把正事辦好,他們會更尊重工作時間。員工變得對他們的時間更小氣,而這是好事,他們不浪費時間在無關緊要的事。如果你的時間較少,通常你會更善加利用。
 
換句話說,37signals每週減少工作時間,減少的淺薄工作遠多於深度工作,由於後者大致不受影響,所以仍能完成重要事項。平時似乎緊急的淺薄工作,出乎意料的其實可有可無。

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對這個實驗的自然反應之一是,如果37signals再更進一步會有什麼結果。如果減少淺薄工作的時數對達成的績效毫無影響,那麼,要是不僅減少淺薄工作,還以更多的深度工作取代省下來的時間,又會如何?所幸這家公司很快的又把這個大膽的構想付諸實現,讓我們的好奇心得到滿足。
 
佛列德向來對Google等科技公司的政策感興趣,Google給員工20%的時間做自己擬定的專案,雖然他喜歡這個構想,但從忙碌的一週中撥出一天仍嫌不足,因為要創造出真正的突破,需要不間斷的深度工作。「我寧可把五週的五天集中變成連續的五天。」他解釋說:「所以我們的想法是,給人們一段不被打斷的較長時間,得到的結果會更好。」
 
為了測試這個構想,37signals採取相當激進的做法,這家公司讓員工整個6月放假,以深入研究他們自己的專案。這整個月是一段免除淺薄工作義務的時間,沒有進度會議、沒有備忘錄,以及謝天謝地沒有PowerPoint。到了月底,公司舉行「推介日」,讓員工推介他們研究的創意。佛列德在《企業》(Inc.)雜誌的文章中總結這個實驗,宣稱大獲成功。推介日帶來兩個很快開始生產的專案:一套更好的顧客支援工具,和一套協助公司瞭解顧客如何使用產品的資料視覺化系統。公司預期這些專案將為37signals帶來重大價值,但如果僱主沒有提供員工不受干擾的深度工作時間,它們幾乎確定不會誕生。要發掘出這些專案的潛力,需要數十小時不中斷的努力。
 
「我們怎麼負擔得起讓營運停止一個月,『浪費時間』在創意上?」佛列德反過來問:「我們怎麼負擔得起不這麼做?」
 
╳╳╳╳
 
37signals的實驗凸顯一個重要的事實:越來越支配知識工作者的淺薄工作,其實很多時候,重要性都不如當下的感覺。對大多數企業來說,取消大部分的淺薄工作,營運績效很可能不受影響。而且正如佛列德的發現,如果不僅取消淺薄工作,還以更多的深度工作取代省下來的時間,企業不僅可以持續運作,而且可能更成功。
 
這個原則就是把這種思維應用在個人的工作生活上。以下介紹的策略是為了協助你嚴格區別你的淺薄工作,將它們降至最低程度,留下更多時間給重要的深度工作。

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不過,在細談這些策略前,我們得先面對這種反淺薄的思維有它的限度。深度工作的價值遠超過淺薄的價值,但這並不表示你必須不切實際的把所有時間投資在深度。首先,大多數知識工作的職務需要不少淺薄工作才能維持,你也許可以避免每十分鐘檢查一次電子郵件,但不可能不回覆重要訊息。換句話說,我們應該把這個原則的目標訂為:減少日程表上的淺薄工作,而非消滅它。
 
還有一個問題是認知能力的極限,深度工作很消耗精神,因為它把你推向能力的極限。績效心理學家曾深入研究個人在一定時間能持續做多少事。佛羅里達州立大學教授艾瑞克森(Anders Ericsson)和他的同僚在刻意練習的論文中談到這些研究,他們指出,對這類練習的生手來說,每天一小時是合理的極限;對已經習慣嚴格練習的老手,極限可能拉長到約四小時,但很少能更久。
 
刻意練習,與深度工作的定義有很高、但不完全的重疊。就本書的目的來說,深度工作屬於高認知需求的工作,刻意練習則是這類工作中具有代表性的一種。)
 
重點在於,一旦達到一天的深度工作極限,如果嘗試再多做一些,成效就會降低。因此,只要你一天安排的淺薄工作不會排擠到最大限度的深度工作,就不至於造成損害。你可能覺得這應該很容易,一般的工作日是八小時,就算是能力最強的深度工作者,也很難在真正深度狀態超過四小時,所以你可以安全的把半個工作日用在淺薄工作。但這種分析的危險是,這段時間很容易消磨,尤其是考慮到會議、約談、電話和其他例行事務的影響。對許多職務來說,這類事務的耗費,可能讓你只剩下短得出奇的時間能夠不受打擾的工作。
 
例如,我的職務是教授,傳統上較少受這類雜務的影響,但即使是如此,雜事仍佔據我時間的一大部分,特別是在學年期間。隨便拿我上學期日程表上的一天為例,我從十一點到十二點開會,一點到兩點半又是另一場會議,然後三點到五點教課。這個例子裡,我八小時的工作日只剩下四小時,即使我壓縮其餘的淺薄工作(電子郵件等)到半小時,仍然達不到每日深度工作四小時的目標。換句話說,儘管我們沒有能力整個工作日沉浸在幸福的深度中,但這並未解除我們應該減少淺薄工作的迫切性,因為一般知識工作者的工作日比人們想像的更支離破碎。

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總結而言,我建議你以懷疑態度看待淺薄工作,因為它的危害往往被大幅低估,它的重要性則被大幅高估。淺薄工作是無法避免的,但必須限制它在不影響你從充分利用深度工作能力的範圍內,因為深度是最終決定你發揮價值的事。接下來的策略將協助你達成這個目的。
 
策略1──安排工作日的每一分鐘
 
如果你介於二十五歲到三十四歲,住在英國,你看的電視可能比你想像的多。2013年英國電視監管當局調查人們看電視的習慣,這項調查估計,二十五歲到三十四歲年齡層的受調者,每週花十五到十六小時看電視。這聽起來好像很多,但實際上是嚴重低估的數字。我們知道低估是因為,談到看電視的習慣,我們有反映真正情況的資料。英國廣播電視視聽眾研究委員會(BARB;相當於美國尼爾森公司﹝Nielsen Company﹞)在代表樣本的家庭安裝計時器,客觀公正的記錄人們實際看電視的時間,發現自認每週看電視十五小時的二十五歲到三十四歲年齡層,實際看電視的時間約二十八小時。
 
錯估時間,不只出現在英國人看電視的習慣,在各式各樣的自我行為估計中,總是看得到類似的錯估。在一篇談論這個一主題的《華爾街日報》文章中,商業作家范德康(Laura Vanderkam)指出更多這類的例子。美國國家睡眠基金會(NSF)調查,美國人自認平均每晚睡約七小時,但實際測量美國人睡眠的「美國人時間使用調查」糾正這個數字應該是八.六小時。另一項調查發現,宣稱每週工作六十到六十四小時的人,平均每週工作可能只有四十四小時;而宣稱工作超過七十五小時的人實際上工作不到五十五小時。
 
這些例子凸顯一個重點,我們每天花很多時間在「自動駕駛」上──不去想我們怎麼利用自己的時間。這是一個問題。如果你不堅持保持深度與淺薄工作的平衡,養成習慣在行動前停下來自問:「現在做什麼最好?」你將很難避免無關緊要的事悄悄佔據時間表的每個角落。下面介紹的策略,目的就是強迫你採取這種行為。這個概念剛開始你可能覺得很極端,但很快的,它將證明對你追求充分利用深度工作的價值是不可或缺:安排你一天的每一分鐘。
 
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我的建議如下:在每個工作日開始時,翻開專為這個目的而準備的橫線筆記本新的一頁,在左側由上而下每一行標示一天的一小時,涵蓋你工作日的所有時間。接著是重點,把工作日切出數個時段,指定每個時段的工作。例如,你可能切出上午九點到十一點,指定在這段時間寫一家客戶的新聞稿。你就畫一個方塊,把對應這段時間的三行框起來,在方塊上寫「新聞稿」。不是每個時段都需要指定工作,有些時段可能用於午餐或休息。
 
為了保持乾淨清爽,時段最少應該要有三十分鐘,佔頁面上的一行。這表示,不要把當天的每一項小任務,例如回覆上司電子郵件、填退費表、問卡羅有關報告的事等,都畫一個小方塊,你應該把小任務集中成更概括性的工作方塊。這時候,你可以用一個輔助的方法,從工作方塊畫一條線到頁面右側的空白處,在那裡列出你準備在那個時段完成的所有小任務。
 
完成工作日的時間安排後,每一分鐘應該都屬於一個時段。事實上,你已經安排好工作日的每一分鐘,每一分鐘都有事要做。這一天就以這份時間表來指引你工作。
 
當然,大多數人會立刻碰上問題。從工作日一開始,你的時間表可能(通常都會)出現兩個問題:第一是你可能估計錯誤,例如,你可能計畫以兩個小時寫新聞稿,實際上卻花了兩個半小時。第二個問題是,你會被打斷,新的義務出乎意料的出現在你的工作時段中,這類事情也可能打散你的時間表。
 
這不是大問題,如果你的時間表被打亂,你應該一有機會就花數分鐘修改其餘時間的安排。你可以換新的一頁,也可以擦掉方塊,重畫時段,或者照我的方法做:在舊方塊上打叉,然後在右側重畫新方塊(我都畫窄窄的方塊,才有空間做修改)。有些時候,你可能需要修改五、六次。別因為這種情況而氣餒,你的目標不是不計代價堅守訂好的時間表,而是隨時都清楚知道你接下來要做什麼,即使這些決定隨著一天過去一再被修改。
 
如果你發現修改時間表的頻率讓你不勝負荷,有幾個技巧可以讓它穩定些。第一,你應該認清,你永遠會在一開始低估大部分事情需要花的時間。剛開始培養這種習慣的人,往往一廂情願的擬定時間表,以最佳情況設想他們的一天。但慢慢的,你應該可以更精確的(甚至略微保守的)預估工作所需時間。

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第二個技巧是,利用「溢位方塊」。如果你不確定一項工作要花多少時間,就先畫上預期的時間方塊,再增添一個額外的方塊。如果需要更多的時間,就利用額外的方塊來繼續完成它。不過,如果你準時完成這項工作,就為額外的方塊分派另一個用途,例如一些不緊急的任務。這讓你得以順應一天中無法預測的事,而不需要一直修改畫在紙上的時間表。拿前面提到的寫新聞稿為例,你安排兩個小時寫新聞稿,但再增添一小時的方塊,有需要時就可以繼續寫新聞稿,不需要時則分派用來檢查和回覆電子郵件。
 
我建議的第三個技巧是,更自由的使用你的工作方塊。為你的工作方塊分配較長的時間,比你預期完成一項工作需要的時間還長。典型的知識工作者一天會有許多事情發生,有一些時段可以用來處理意外,會讓事情更順利。
 
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在你執行這個策略前,我得先解決一個常見的反對意見。根據我推薦這個方法的經驗,我發現許多人擔心這種規畫會變成綁手綁腳的負擔。例如,一位名叫喬瑟夫的讀者在我寫到這個主題的部落格貼文上評論:
 
我想你太低估不確定因素的影響……讀者若太認真採用這個方法,與時間表建立強迫性和不健康的關係,導致過度誇大計算時間的重要性,超過對工作的投入,而後者正是我們所談的,藝術家的方法往往是最好的方法。
 
我瞭解這種顧慮,而且喬瑟夫當然不是第一個提出的人。不過,這也很容易解決,我每天安排時間表時,除了例行安排沉思和討論的長時段外,還有一個原則是:如果我有重要發現,那就是完全正當的理由,可以忽視當天其餘的安排(當然,不能省略的工作例外)。因此,我可以繼續探索意外的發現,直到失去動力,這時候,我再退回來為一天剩下的時間重建時間表。
 
換句話說,我的時間表不但容許、還鼓勵即興的改變。喬瑟夫把時間表的目標,誤解為強迫你按照僵硬的計畫行事。時間表的目的不是束縛,而是深思熟慮。這是一種簡單的習慣,迫使你持續花片刻思考你的一天,自問:「其餘的時間做什麼最好?」這種習慣要求的是結果,而不是堅持固定不變的方法。

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我甚至認為,這種結合安排所有時間、必要時順應或修改計畫的方法,更能讓體驗創意,勝過採用較傳統的、任由一天的時間流逝而未加管理的方法。如果未加管理,很容易讓你的時間流於淺薄,電子郵件、社群媒體、瀏覽網路……這類淺薄行為雖然可以滿足一時,但不會帶來創意。另一方面,透過組織你的時間,你可以隨時調度時段以探索一個新構想,或深入思考有挑戰性的事,或是在固定的時段從事腦力激盪,這些都是較可能激發創新的深度工作。(回想我在原則一談到,許多偉大的創新思想家都遵循固定的儀式。)因為你願意在創新構想出現時放棄你的計畫,當謬斯駕臨帶來創新靈感時,你也已經做好準備。
 
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總結而言,這個策略的目的在於認識深度工作的習慣需要你尊重看待你的時間。培養這種尊重看待的第一步就是:安排工作日的每一分鐘要做什麼。剛開始你會抗拒這種做法是自然的反應,因為任由內在的隨興和外在的要求來你的支配時間肯定容易得多。但如果你想發掘自己創造價值的潛力,就必須克服對這種管理方法的不信任。

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成功者的智慧型手機人生整理術:5分鐘教你把口袋中的時間殺手變成全能幫手!智慧型手機「正確」使用手冊

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你知道嗎?一人平均一天花3小時16分瀏覽手機! 你知道嗎?因為你不當使用智慧型手機反而越來越沒智慧!還會減壽! 到底是「你使用手機」還是「手機使用你」? APP及社群網正在結合手機殘害你八分之一的人...more

善用25%規則,TOYOTA精實到位時間管理術

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拒絕白做工,把浪費掉的時間找回來 提高效率、精實執行,創造更多自由時間! ☆把TOYOTA「精實生產」的原則,運用在個人職場上 ☆無痛零負擔的時間管理術,人人都能輕鬆學會、獲得成效 ☆43個隨看即用的改善技...more

生活槓桿:短時間發揮最大生產力,讓事業、生活、財富達到完美平衡的工作哲學

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★ 出版首日即登上美國亞馬遜百大暢銷書,超過 800 位讀者 5 顆星極高讚譽 ★ 榮登亞馬遜全球銷售排行榜冠軍,商業類管理技巧 No.1 ★ 王文靜(商周集團執行長) 、何飛鵬(城邦出版集團執行長 ) 、謝文憲(職場...more

【圖解實踐版】 Google教我的時間整理術 企劃人員必讀寶典,20招搞定工作重點!

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★一次收錄20招提升工作效率的方法,CP值最高! ★第一本整合Google雲端與表格思考的筆記書,企劃人員必備! ★定義解釋+結構說明+範例解說,馬上能實踐運用! 台積電董事長張忠謀說:「工作、生活、承諾...more

比別人快一步的 Google 工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案

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本書由台灣最懂 Google 工作技巧的電腦玩物站長 Esor ,集結他實際改造工作流程的方法,用100個以上的具體案例,解決你在職場與生活中一定會遇到的低效率難題,透過超級改造成為高效能的人。 本書特色: 1...more

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Mastering the Complex Sale: How to Compete and Win When the Stakes Are High!

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