為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?:做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍

為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?

  ∣行事曆記錄什麼,反映了一個主管的「腦」∣
  執行者的行事曆,是單打獨鬥的光榮紀錄
  寫得密密麻麻,通常戰績愈好
  主管的行事曆,則是領導團隊的「指揮塔」
  必須一目瞭然,才能運籌帷幄  

  ★隨書收錄作者設計的三款行事曆表格:
  「跨頁週間行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」 
大聯盟 讀冊 dddd
  
  身為主管的你,是否遇過以下場面:
  永遠有數不清的會議等著你;
  好不容易滿足上司的要求,轉頭又得為部屬收拾殘局;
  永遠都在回E-mail,可能還無法順利交辦給部屬……
  原因在於──
  當上主管之後,你的「時間運用模式」並沒有跟著升級! 做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍 
  
  ◎一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」
  主管最重要的任務,已經不是凡事親力親為,而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以,在每天有限的時間中,不僅要做好自己的工作,更要整合團隊,妥善交辦屬下各項事務。
  因此,主管的行事曆手冊所記錄的要項,應該是根據這兩大目標,所發展出來的工作重點。如此一來,這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心,引領主管看見全貌,在腦中產生組織的運作想像,帶領部下分頭進行,做出成果。  
  
  ◎為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊?
  作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管,帶領團隊做出佳績。他管理行程時,除了運用Outlook外,還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具,他發現藉由「手寫」,能在腦中盤整團隊進度,思考下一步的指示。
  
  而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種:
  --以週為單位,跨頁設計
  --左頁顯示週一至週日,右頁則空白
  --最好是線圈裝,可攤開在桌上

  
  善加利用這種格式的行事曆,可幫助主管建立「管理腦」。
  這是怎麼做到的呢?
  
  →「以週為單位」思考,最利主管掌控大局
  以一週為單位的行事曆,能幫助主管俯瞰全貌,看著本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間,提醒部下此刻該做什麼,藉此管理團隊進度。

  →左右頁互相對照連動,「每日」工作事項扣緊「本週」目標不疏漏
  切出本週的業務目標,寫在行事曆右頁,再化約成工作要項,填入左頁的每日待辦清單。以跨頁對照,就能清楚確保目標與工作進度不落後。

  →主管的待辦事項,占比最高的應該是「交辦事項」
  身為執行者,你可能會在行事曆寫「幾點該完成資料」,但是當主管後就變成「指示部下A製作資料」,因為主管的重點工作就是站上指揮塔,好好分派各項工作,才能讓組織運作順暢。

  →部下的預定工作,也要寫進行事曆
  將交給部下的工作事項寫進行事曆,有利主管促使部下行動,當部下遇到困難時,也能馬上掌握狀況,一邊給予協助,不會因為突發狀況太多,而拖累整個團隊。

  →主管也要自己預約自己的時間
  主管每天都有開不完的會議,以至於經常無法集中注意力。這時,主管更需要為自己預約「一人的祕密會議」,讓自己擁有一小時左右的獨處時間,思考商業策略等具前瞻性的想法。  
  
  ◎善用辦公文具輔助多層次的管理
  書中收錄更多的辦公文具活用術,幫助所有主管,逐步打造優秀「管理腦」,順利帶領團隊,包括:
  →用「A4紙」製作多工管理的行事曆
  一般制式月曆無法跨月管理,這時就用A4影印紙製作橫跨五週的行事曆,尤其適合需要管理多項業務、看出三十至四十天內的進度時。
  →利用「便利貼」為行事曆加料
  便利貼能隨寫隨貼,方便寫上各種補充資訊,貼在行事曆或筆記上,輔助管理需要特別注意的事項。
  →「白板」是沙盤推演的最佳工具
  白板面積足夠大,最適合把腦中想法全部列在上頭,藉此綜觀全盤,找出正確策略。
  →用「筆記」贏得人心的小訣竅
  談話時一邊寫筆記,部下就會覺得自己的主管正認真傾聽,發揮「帶心」的管理法則。
  
本書特色

  1.本書藉由改變辦公用具的使用方式,幫助讀者習得主管的工作方式及思考模式。讓主管得以面對龐大的業務及突發狀況,順利將團隊的工作成效提升到最大。

  2.書中附上獨創的「跨頁行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」範本,有助於主管掌控全局,以有彈性的方式進行工作,避免因為擔心進度而引發焦慮。
  
名人推薦

  Ada(林珮玲)∣筆記女王
  鄭緯筌∣臺灣電子商務創業聯誼會理事長、Vista讀書會發起人
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作者簡介

田島弓子


  BRAMANTE株式會社董事長。

  成蹊大學文學部畢業、日本人才管理協會會員。一九九九年進入微軟日本法人就職,曾負責Windows 2000、Windows XP、Windows Vista等Windows業務及行銷工作。當時乃是少數的女性業務部長之一,期間個人及其業務團隊獲得兩次董事長獎。

  二○○七年創立BRAMANTE株式會社,展開就業及溝通諮詢事業。特別著重於「年輕族群工作論」、「中階主管商務溝通」、「女性就業支援」三項主題,並活躍於員工研習、演講、公開研討會、大學課程等活動。日本生產性本部主辦的「職業婦女進步會議」,設立「活力獎(現為女性活躍進步獎)」時,擔任了推廣委員。

  著有《A+主管創造業績、解決職場問題的58個實用技巧》(高寶)、《女性員工的管理教科書》(鑽石社)、《職場生活「不」平衡的工作力》(Discover21)、《28歲開始的女性工作法則》(すばる舎)、《「努力卻不得回報」時的讀物》(WAVE出版)。

  BRAMANTE株式會社網址:www.bramante.biz

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プレイングマネジャーの戦略ノート術

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